in Kooperation mit Marco Fries von Fries & Sauter GbR
In vielen Unternehmen liegt das wertvollste Wissen tief vergraben: in PDF-Ordnern, Netzlaufwerken, Sharepoints oder unübersichtlichen Ablagen. Formulare, Regelwerke, Sicherheitsrichtlinien, Handbücher – alles vorhanden, aber kaum auffindbar. Besonders gewerbliche Mitarbeitende spüren das täglich: Während Büroteams über digitale Plattformen oder Suchfunktionen schnell an Informationen kommen, warten Kolleginnen und Kollegen in Produktion, Logistik oder Service oft auf Antworten, die längst irgendwo existieren.
Das Ergebnis: unnötige Rückfragen, Fehler, Zeitverlust – und Frust.
Genau hier setzt Owly, unsere KI-basierte Dokumentenablage, an.
Owly denkt anders als klassische Software. Statt nach Dateinamen, Ordnerpfaden oder Schlagwörtern zu suchen, versteht die KI Inhalte. Sie liest interne Dokumente, erkennt Zusammenhänge und liefert präzise Antworten, unabhängig davon, in welcher Datei die Information steckt.
Fragen wie:
„Wie läuft die Urlaubsregelung für die Produktion?“
„Welche Zuschläge gelten in der Nachtschicht?“
werden direkt im Chat-Interface beantwortet, verständlich, kontextbezogen und auf Basis eurer internen Richtlinien, Betriebsvereinbarungen oder Handbücher.
Damit entsteht ein digitaler Wissensassistent, der alle Mitarbeitenden befähigt, selbst Antworten zu finden, auch ohne Zugang zu Intranet oder komplexen HR-Systemen.
Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck. Wie in unserer Präsentation „KI im HR“ deutlich wurde:
„Nicht KI ersetzt den Menschen – sie unterstützt ihn.“
Während klassische Software nur festgelegte Regeln abarbeitet, lernt KI aus Beispielen und Mustern. Sie erkennt Zusammenhänge, kann flexibel reagieren und sich anpassen.
Im HR-Bereich heißt das: Routinearbeiten werden automatisiert, Mitarbeitende werden entlastet, und der Zugang zu Wissen wird demokratisiert.
KI schafft Effizienz, Empowerment und Individualisierung, wenn sie richtig eingesetzt wird.
1. Effizienz:
Owly übernimmt die Sucharbeit. Statt minutenlang Dokumente zu durchsuchen, finden Mitarbeitende in Sekunden, was sie brauchen. HR-Abteilungen sparen Zeit bei Standardfragen und können sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.
2. Empowerment:
Informationen werden nicht mehr „von oben“ verteilt, sondern stehen allen zur Verfügung. Mitarbeitende – gerade in gewerblichen Bereichen – können selbstständig auf Wissen zugreifen und Entscheidungen fundierter treffen. Das stärkt Selbstwirksamkeit und Vertrauen.
3. Wissenszugang für alle:
Owly beantwortet Fragen im Alltag, unterstützt beim Onboarding, klärt zu Sicherheits- und Prozessrichtlinien auf und sorgt so für eine einheitliche Wissensbasis im gesamten Unternehmen. Wissen wird barrierefrei und gerecht zugänglich.
Eine KI kann nur so klug sein wie die Informationen, die sie bekommt. In unserem Handout zur KI-Dokumentenaufbereitung zeigen wir, wie sich Dokumente optimal vorbereiten lassen:
Ein Thema pro Datei: Die KI kann nur verstehen, wenn der Inhalt klar abgegrenzt ist.
Überschriften & klare Struktur: Sie helfen der KI, Themen zu erkennen.
Gleiche Begriffe verwenden: Einheitlichkeit vermeidet Missverständnisse.
Kurze, prägnante Sätze & kleine Zusammenfassungen: Sie erhöhen das Verständnis enorm.
Wer diese Prinzipien beachtet, verwandelt chaotische Ablagen in eine saubere Wissensbasis – das Fundament für jede erfolgreiche KI-Anwendung.
Owly läuft vollständig in europäischen Rechenzentren – keine US-Cloud, keine Datenweitergabe an Dritte. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten, Modelle und Antworten.
Das System nutzt Open-Source-Technologien und lässt sich individuell trainieren. So bleibt transparent, woher eine Antwort kommt und warum sie gegeben wurde – eine Voraussetzung für Vertrauen in der täglichen Nutzung.
KI im HR ist keine ferne Zukunftsvision. Sie ist bereits Realität – wenn sie richtig gestaltet wird. Die Kunst liegt darin, Technologie menschlich zu machen:
erklärbar,
sicher,
empathisch.
So entsteht ein HR-Bereich, der nicht nur Prozesse digitalisiert, sondern Kultur verändert: von Informationssilos zu Wissensnetzwerken, von Reaktion zu Selbstorganisation.
Owly zeigt, wie KI im Arbeitsalltag spürbar Mehrwert schafft. Nicht durch Kontrolle, sondern durch Begleitung.
Die Kombination aus intelligenter Dokumentenstruktur und zugänglicher KI-Suche verwandelt isolierte Ablagen in lebendiges Unternehmenswissen. Besonders gewerbliche Mitarbeitende profitieren, weil sie endlich denselben Wissenszugang erhalten wie alle anderen.
Das ist gelebte Digitalisierung: nicht Technik um der Technik willen, sondern ein Werkzeug, das Arbeit leichter, Kommunikation klarer und Unternehmen menschlicher macht.