Ursachen für die Nichtnutzung von Mitarbeiterapps

Um die Ursachen für die Nicht-Nutzung von Mitarbeiter-Apps zu verstehen, ist es entscheidend, die Perspektive der Mitarbeitenden einzunehmen. Welche Motivation und Ziele stehen hinter der App-Nutzung? Welche emotionalen Bedürfnisse sollen erfüllt werden?

Die Entscheidung, eine App zu nutzen, hängt von vielen individuellen und teilweise versteckten  Faktoren ab. Neben offensichtlichen Gründen wie fehlender Nutzerfreundlichkeit, veralteten Inhalten oder fehlenden Funktionen spielen auch subtilere Aspekte  eine Rolle, die oft vernachlässigt werden, aber dennoch die Akzeptanz und Nutzungsbereitschaft beeinflussen können.

Im privaten Umfeld entscheiden wir uns aus verschiedenen Gründen für Apps: Nützlichkeit, soziale Funktionen, Notwendigkeit oder Unterhaltung können als Motivatoren dienen. Hinzu kommt, dass Smartphones die Nutzung häufig intuitiver und einfacher machen als ein Desktop-Interface – das Smartphone ist schließlich immer griffbereit.

Bei einer Mitarbeiter-App sollten der direkte Nutzen und die Unterstützung der Arbeitsprozesse im Vordergrund stehen, ohne dabei von den Kernaufgaben abzulenken. Sind die Motivatoren  jedoch nicht klar erkennbar, steigt das Risiko, dass die App von den Mitarbeitenden nicht genutzt wird.

Der Nutzen als entscheidender Faktor:
Ein wesentlicher Grund für die Akzeptanz von Apps liegt in der Arbeitserleichterung. Bietet die App keine klare Verbesserung gegenüber bestehenden Prozessen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie ungenutzt bleibt. Hier zeigt sich das „Prinzip des geringsten Widerstands“: Nur wenn die App effektiv den Arbeitsaufwand verringert, wird sie aktiv genutzt.

Verpflichtende Nutzung als Alternative oder erster Weg in die App:
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, die Nutzung der App für bestimmte Prozesse verbindlich zu machen. Eine App, deren Anwendung optional bleibt, wird oft nur aus Eigenmotivation genutzt, was die Wahrscheinlichkeit einer Installation und regelmäßigen Nutzung verringert. Fehlt die Notwendigkeit, die App zu installieren, wird sie leicht vergessen oder ignoriert. 

Die Bedeutung von Inhalten und Gestaltung:
Ein häufiges Problem bei Mitarbeiter-Apps ist die bloße und unüberlegte Übertragung von Inhalten aus dem Intranet auf das Smartphone, ohne sie an das mobile Format anzupassen. Lange Texte, überladene Listen oder schwer lesbare Schriftgrößen mindern die Attraktivität der App erheblich. Smartphone-optimierte Inhalte sind unerlässlich, um eine positive Nutzererfahrung zu gewährleisten. Darüber hinaus sind nicht alle Inhalte für alle Mitarbeitenden gleichermaßen relevant.

Unterschiedliche Bedürfnisse je nach Persönlichkeitstyp:
Auch Persönlichkeitstypen beeinflussen die Nutzungspräferenzen. Extrovertierte Mitarbeitende schätzen oft die Möglichkeit, Fragen direkt in einem Chat zu stellen, während introvertierte Personen eine App bevorzugen, die ihnen den Zugang zu Informationen eigenständig und ohne direkte Kommunikation ermöglicht. Diese Bedürfnisse gilt es bei der Funktionsgestaltung zu berücksichtigen.

Rahmenbedingungen im Unternehmen:
Die organisatorischen Bedingungen beeinflussen ebenfalls die App-Nutzung. So sind Fragen zur Nutzung privater mobiler Daten, der Zugang zu einer stabilen Internetverbindung oder Richtlinien zur Handynutzung am Arbeitsplatz relevant. Auch die Art, wie das Unternehmen mit Mitarbeitenden kommuniziert und Feedback einholt, trägt zur Wahrnehmung und Akzeptanz der App bei. Eine offene Fehlerkultur und regelmäßige Einbindung der Mitarbeitenden können hier förderlich sein.

Einfluss der Unternehmenskultur:
Auch die Unternehmenskultur spielt eine zentrale Rolle in der App-Nutzung. Sind Mitarbeitende interessiert an Informationen über aktuelle Entwicklungen und bereit Feedback zu geben, stärkt dies die Akzeptanz der App. Ein gelebtes Teamgefühl, die Bereitschaft zur Weiterentwicklung und der offene Umgang mit Fehlern schaffen ein Umfeld, in dem eine App als nützlich und unterstützend wahrgenommen werden kann. Dabei zeigt sich immer wieder, dass die Eigenwahrnehmung eines Unternehmens oft von den tatsächlichen Umständen im Unternehmen abweicht. Dies spiegelt sich dann nicht selten in der Nicht-Nutzung einer Mitarbeiter-App wider.

Doch wie können wir diese Herausforderungen nun angehen? Worauf müssen wir achten, wenn wir Mitarbeiter-Apps einführen?

Anstatt auf eine globale Mitarbeiter-App für alle Mitarbeitenden im Unternehmen zu setzen, könnte eine gezielte Herangehensweise darin bestehen, spezialisierte, app-basierte Mitarbeiterassistenten einzusetzen. Diese Assistenten bieten den Vorteil, dass sie auf die Bedürfnisse spezifischer Mitarbeitergruppen – wie Onboardees, Auszubildende oder Führungskräfte – zugeschnitten sind. Sie liefern relevante Inhalte, die auf die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe abgestimmt sind, und unterstützen die Mitarbeitenden optimal. Dabei orientieren sie sich an den individuellen und emotionalen Motivationen sowie Interessen der Gruppen und sprechen sie gezielt und kontextspezifisch an.